仕事

在宅ワークの集中力を高めるタスクの可視化と時間区切り

2020年4月23日

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こんにちは。フリーライターの相良海琴(@mikoto_write)です。

今回は、集中して在宅ワークに取り組みたいときに意識するべきタスクと時間について書いていきます。

私は2017年から、フリーライターとして在宅メインで働き始めました。

毎日出勤していた頃に比べ、家では集中力が続かず悩んだこともあります。

そこで集中力を高めるために意識したのが、タスクと時間だったのです。

私が実際に取り入れて効果があった方法をお伝えしますので、参考にしてみてくださいね。

締め切りから逆算し、日ごとのタスクを決める

たいていの仕事には締め切りがあり、決められた日時までにきちんと成果を出さなければいけません。

だからこそ、締め切りを把握したうえでどのように仕事を進めるか考え、計画的にタスクを消化する必要があります。

まずは、自分が今抱えている仕事をすべて書き出し、それぞれの締め切りを確認しておきましょう。

締め切りは手帳に書く、スケジューラーに入力するなど、お好きな方法で可視化してください。

その後、締め切りまでに仕事を終わらせるためにこなさなければならないタスクを書き出します

例えば、ライターである私が1記事仕上げるために必要なタスクは

  • 音声確認
  • 文字起こし
  • 構成案作成
  • 執筆①(ざっと全体を書き上げる)
  • 執筆②(全体を確認しつつ修正)
  • 執筆③(細かい誤字脱字や言葉の修正)
  • 最終確認

といった感じです(すべての案件をこの流れでこなすわけではありません)。

書き出したタスクをいつまでにやらなければならないのか、締め切りから逆算して考えましょう。

日ごとのタスクを決めたら、手帳やスケジューラーに記入しておきます。

いくつもの案件を並行している場合は、ガントチャートへの記入がおすすめです。

案件ごとに行を割り振り、すべての進捗状況をひと目で確認できるため、柔軟なスケジュール作成や締め切り漏れ防止に役立ちます。

私は手帳の月間ガントチャートを活用していますが、ネットで検索すると無料で印刷できるガントチャートを公開しているサイトもあるので、チェックしてみてください。

ちなみに私はジブン手帳Bizを愛用しています。

ガントチャートやバーチカルなど、仕事をするうえで役立つコンテンツが充実しているのが特徴です。

 

そして、在宅ワークの計画を立てる際に大切にしていただきたいのは、理想を詰め込みすぎないことです。

特に会社の指示で急に在宅ワークを始めた方は、自宅の労働環境を整えていないこともあるでしょう。

その場合は、どうしても職場と同じように集中できないことも多く、いつもは8時間で終わる仕事が家では終わらないこともめずらしくありません。

家での仕事に慣れていないことを考慮し、確実に終わらせられるように余裕のある計画を立てましょう。

とはいえ、きちんと集中してタスクをこなさなければ締め切りに間に合わないという状況の方が多いのではないでしょうか。

そんなときに役立つ目の前の仕事に集中する方法は、これから紹介します。

その日のタスクを意識しながら、時間を決めて集中する

締め切りから逆算して日ごとのタスクを決めたら、当日はその通り実行するだけです。

朝仕事に取り掛かる前に、その日やるべきことを書き出しておきましょう

付箋やメモ用紙にタスクを書き出し、見えるところに貼っておくことをおすすめします。

今日やる予定のない別の仕事が気になって目の前の仕事に集中できない、という事態を避けるためにも、その日やるべきことだけを目につく場所に貼っておくことが効果的です。

このとき、タスクはできるだけ細かく区切っておきましょう

先ほど私の例として「文字起こし」「執筆①」などのタスクを挙げましたが、それをさらに細分化します。

25分間で終わるようにタスクを区切っておくと、これから紹介するポモドーロ・テクニックが取り入れやすくなります。

ポモドーロ・テクニックは、集中力を高めたいときに効果的な手法です。

30年以上前にイタリアの大学生が生み出したもので、日本でも多くのビジネス書で紹介されています。

ポモドーロは、イタリア語でトマトを意味する言葉です。

トマト型のキッチンタイマーを使い時間を区切って集中力を高めたことから、ポモドーロ・テクニックと呼ばれるようになりました。

ポモドーロ・テクニックの基本は、タイマーをセットした25分間、きちんと目の前のタスクに向き合うことです。

25分の終了を告げるタイマーが鳴ったら、5分休憩してまた25分間集中。

25分の集中を4回行なったあとは、20〜30分の長い休憩を取ります。

これを繰り返すことで、適度に休憩を挟みながら集中力を持続させることが可能です。

ポモドーロ・テクニックを取り入れるために、まずは自分がどのタスクにどれくらいの時間をかけているのか把握する必要があります。

私のようなライターであれば、25分間で記事全体の何割を書けるのか。

1記事分の誤字脱字チェックは、ポモドーロを何度繰り返せば終わるのか。

タスクごとにかかる時間をメモしておけば、ポモドーロ・テクニックを取り入れやすくなります。

ポモドーロ・テクニックを実践する場合は、考案者のようにキッチンタイマーを使うか、PCやスマートフォンのアプリを使いましょう。

スマートフォンにデフォルトで入っている時計アプリのタイマーでも構いませんが、ポモドーロ・テクニックに特化したアプリであれば、時間設定の手間が省けるとともに回数も記録してくれて便利です。

私は仕事でMacBookを使っているので、App Storeでダウンロードした以下のアプリを利用しています。

スマートフォンでもアプリストアで「ポモドーロ」と検索すれば多数の無料アプリが出てくるので、自分が使いやすいものを選んでくださいね。

在宅ワークでも集中できるよう工夫してみよう

今回は、在宅ワークを数年継続中の私が実践している集中力を高める方法を紹介しました。

  • 締め切りを確認し、逆算して日ごとのタスクを決める
  • その日やらなければならないことのみ書き出しておく
  • ポモドーロ・テクニックで目の前のタスクに集中する

在宅ワークで集中力が続かず悩んでいる方は、これらの方法を試してみてくださいね。

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